所谓“结构化”就是这类知识受到某个管理制度的约束，当有新知识产生时，能及时进入知识库。知识在进入知识库时，会被设置“标签”或“元数据”，可实现分类管理。“标签”或“元数据”是反映文件属性的“关键词”。

知识库提供多种“检索策略”。在需要时，能通过“检索”及时找到。甚至能将知识推送给需要这些知识的人，比如：通过标签或元数据订阅某类文件，也可将知识与业务流程连接，或者做成“知识地图”。这样可以在需要这些知识时，能够立刻获取。

企业里的显性知识只有做到“结构化”，才算被企业真正管理起来了。否则，知识分散在员工个人电脑里；或者虽然存在于企业的知识库里，但与外界没有联系，成为“知识孤岛”，这样的知识显然已经显化，但需要用时找不到，不能被有效共享和利用。这样的显性知识不能发挥作用和价值。

为了做好知识的“结构化”，这里给大家介绍两个工具：企业内容管理和知识地图。

企业内容管理

知识显化后， 需要一个新的载体， 就成为文档。文档是 “ 企业内容”的一部分，所以，对显性知识的管理可以借助企业内容管理（Enterprise Content Management，ECM）的工具和方法。

现在的ECM系统集成了WEB内容管理、文档管理、数字资产管理、影像管理、记录管理、协作管理、知识管理、门户管理于一体。可实现对企业内容的全过程管理，包括获取、存贮、管理、保护、呈现等过程，并且可以与业务流程结合。

ECM不但可以对结构化的数据和文档进行管理，还可以将员工的邮件、扫描件、复印件、传真件等非结构性的文件管理起来，实现知识的“结构化”。所以，当我们将隐性知识显性化后，后面就可以借助ECM工具来做知识管理了。顺便说一句，我们只是利用ECM工具来做知识管理系统，显然ECM不等于知识管理。ECM只能管理显性知识，无法管理隐性知识；ECM除了管理显性知识外，还可以管理数据和信息。

ECM与云计算系统 ECM与云计算系统结合，理论上，可以管理企业全部的显性知识。使用今天的IT技术，可以实现将全部的文档存放到计算机里。如果再使用云计算系统，员工没有本地硬盘。这样一来，员工生成的全部文档都在公司的云服务器里，被公司全部管理起来。

知识的多维分类 借助于ECM工具，知识库里的文件可实现多维分类，满足不同人的分类需求。比如技术研发项目的文件，项目管理人员希望将这些文件按项目分类，而人事部门希望按项目组和项目经理分类，技术企划人员和新入职的研发人员则希望按技术种类进行分类。

知识库里的文件只有一套，但系统可根据文件的“元数据”，根据不同人的分类需求，将文件以不同的分类形式呈现给不同的人。

知识的使用者还可以根据自己的需求，订阅需要的文件。只要设定自己的“检索策略”，也就是一套元数据的组合检索方案，比如：2010年至2014年3D技术的发展趋势调研报告。当有满足条件的文件进入知识库时，立刻会被推送给需求者。借助企业内容管理的强大工具，可以实现对显性知识的结构化管理。