开启企业的知识门户

● 袁丽

---- 现在的企业若是没有计算机，似乎不太能让人相信。很多企业还会拥有或多或少的数据库、财务管理、生产流程管理软件。尽管如此，面对电子商务的冲击，他们发现，自己还是不能顺利地上网，进入电子商务领域。如何搭上网络之车，在因特网的商机中驰骋呢？

---- 莲花发展有限公司大中华区执行总监David Su说，3到5年后谈business（商务）一定是e-business（电子商务），谈management（管理）一定是Knowledge Management（知识管理）。由于很多传统IT企业的内部各个管理系统往往是独立的、不相连的。比如财务报表储存在财务管理系统内部，职工档案储存在人力资源管理系统里。所以，企业“触网”参与电子商务需要“先练内功”。首先在企业内部实现100%的Intranet，把公司的信息系统、运作系统等等都集成在Intranet上。不要购货合同以电子方式进来，但只能在各个系统内部进行电子化处理，而部门间的处理还是传统的手工方式。速度既慢，不能满足电子商务的需要，而且也没有充分发挥企业内部各种管理系统的效用。Lotus的定位，就是帮助企业逐渐转变成知识型企业，使企业运营的效率更高。Lotus的知识管理系统与一般的数据库有什么区别？单单的数据库系统仅只对单一的数据进行管理，实现的功能基本上只是数据的记录、添加、修改、查找等。而知识管理软件的中心是“知识”，着重管理层次，目的是使整个企业的管理流程更加透明和高效。

---- IBM的知识管理研究院是莲花公司强大的后盾，其先进的管理研究成果和人工智能成果被大量地吸收进了莲花的软件中。“企业知识门户”概念就是这种强强联手的优秀成果之一。在这里，门户是一个提供个性化和适应性接口的软件系统，用户可以通过这个接口去找相关的人、应用程序和内容。门户的发展经历了从Internet Web门户、Intranet Web门户到企业信息门户和企业知识门户的进化过程。

---- 企业的知识门户是门户系统发展过程中的高级阶段，在这个阶段，知识显示出比信息更加重要的地位。然而许多公司在创建知识管理系统时常常忽视两者的差异，导致系统的价值减小。莲花软件（中国）有限公司总经理刘洪认为，这实际上是“知其然”（How to）与“知其所以然”（why to）的区别。在知识管理系统中，如果财务部向企业总裁呈上一份报告：帐目A损失了5000元。那么总裁可以通过系统调动该项目的财务情况，轻易地查找到损失的来源：张三的帐目A损失5000元已8个星期。然后，总裁可以调用项目的相关资料，对这件事进行处理。所调用的资料可能是从内部系统来的，可能是通过服务器在外面的Web网络中抓来的，也可能是从外部数据库系统得到的。所有工作系统将自动为你解决问题。

---- 而以前的办公系统，或者只是实现了文档计算机化，或者只是将文档流转计算机化，这种能够主动收集信息、提供决策用的办公系统，应该是更为先进的方案。

---- 知识门户和一般的搜索引擎有什么不同呢？大家都在网上查过信息，如果你要找有关莲花公司的新闻，在某个新闻网站输入“莲花”，你会发现大量信息是你不需要的，如“莲花味精”、“莲花大桥”等，但用“莲花公司”搜索，你又可能只找到一条消息，实际上本应该有10条左右。这样的搜索费时费力，在时间就是金钱的今天，大家都“消费不起”。而企业知识门户是使用户可以通过单一入口找到“适当的人”（right people）、“正确的事”(right things)，并为适当的人做正确的事提供“合适的场所”（right place）。在决策者面对决策问题时，跟随呈报的材料，系统会自动组织你所需的材料。只需你轻轻一点，就可以“拉”到你的面前。

---- 有人说，有了这样的系统，傻子也可以做出决策。但了解一下企业管理层及一些员工的看法就知道，其实不然。可参考的资料多了，决策透明度增加了，但如果没有经验和智慧，就只能做出符合逻辑的平庸决策，缺乏创新性。优秀的人才会自然地代替前者。所以，在这样的系统中，不仅智慧的高低更加显而易见，企业也可以腾出更多的时间来做其他更能创造价值的工作。