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新加坡某政府部门知识管理门户案例

2020-02-07 10:05

   作为引领新加坡企业开拓国际市场的专业机构,该部门十分注重多年积累的知识,以及其服务产生的价值。在新加坡本土企业进军海外市场的过程中,正是新加坡国际企业署的“知识宝库”发挥了极大的作用。 字串6

  鉴于工作的开展如此依赖于其所积累的知识,该部门成为首批全面实施知识管理战略的新加坡政府机构之一。而该知识管理方案的成功则取决于“知识管理门户”(KM portal)的实现。 字串8

引入KM

  该部门是在1996年引入KM概念的。当时,仅仅是为了共享信息,因此只搭建了一个平台,使工作人员可以自愿地分享信息。由于缺乏正规的程序,无法将平台上的信息进行筛选,并提炼出有价值的内容,因此当时的KM系统所产生的效力十分有限。 字串2
  以往的经验让该部门认识到,KM不仅仅是指创建一个用于分享信息的IT系统,对信息的整理、提炼往往更为重要。然而信息的分类、整理和提炼(其中包括识别个人职能)是需要时间的。例如,如果某个人是信息提供者,那么他必须明确如何把信息标准化。此外,确保最后共享的内容标准化也是整理信息过程中不可缺少的环节。
  为此,该部门成立了两个工作小组:一个由各个部门主管组成,负责方案和标准化方面的决策;另一个则由各专家组成,负责解决技术方面的问题。两个小组相互协作。
实施过程
  该部门花了三个月来制定各种标准和流程,同时用了六个月评估各种解决方案。技术小组对各方案的试用版进行了测试,并与各个使用者进行了交流,从中了解实施过程的更多细节。

  无论哪种解决方案,都必须是基于Web的,因为人们习惯于使用浏览器。而且网络信息易于管理、维护和打印。此外,解决方案必须拥有强大的搜索功能,以便使用者能够迅速查找信息;网络的运行速度也要有所保证,以满足400多员工(包括海外35个办事处的员工)同时使用的需要。

 
  经反复考察和严格筛选,该部门最终选定由IBM完成该KM门户系统。他们的理由是:IBM不仅有过硬的技术、良好的记录和低成本,而且其方案更易于兼容、支持现有的系统。为了如期交付使用,IBM商务咨询服务部付出了很大的努力。 字串1
  由于该门户是基于Web的,因此终端用户几乎不需要接受任何培训就可以直接使用,而且对技术支持的依赖也很小。

信息升级为知识

 
  KM门户让该部门的工作人员更加自信——从准确、及时的内部信息中(以演示文稿形式存储在Web中的信息),他们能够轻易获取并了解到那些有利于企业的知识。

  KM 门户第一阶段的开发工作已经顺利完成。该部门已经着手第二阶段,以期拓展KM门户的应用,增加员工自助性服务和其他更多功能。

 

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