同志们：

这次会议是国家档案局和国务院国资委专门就中央企业档案工作联合召开的一次工作会议。会议的主要任务是：深入贯彻党的十七大和十七届三中全会精神，总结近几年来央企档案工作的经验，以科学发展观为指导，研究和部署今后央企档案工作，促进央企档案工作更好地为央企改革发展服务，同时实现央企档案工作自身的科学发展。

会前，中共中央书记处书记、中央办公厅主任令计划同志对央企档案工作作出了重要批示：“中央企业档案是真实记录中央企业改革发展历程、准确反映国有资产保值增值情况的珍贵资料。10年来，中央企业档案工作取得了长足进展，为服务我国经济社会发展作出了应有贡献。国家档案局和国资委联合召开中央企业档案工作会议，总结经验，部署工作，非常及时，很有必要。希望国家档案局和中央企业以这次会议为契机，进一步统一思想、理顺体制，强化管理、充实力量，切实把中央企业档案工作提高到一个新的水平。”这一重要批示，高度评价了央企档案的重要价值和作用，高度评价了10年来央企档案工作的巨大成绩和贡献，高度评价了国家档案局和国资委联合召开的这次会议，对今后的央企档案工作，提出了“统一思想、理顺体制，强化管理、充实力量”的16字指导方针，和“切实把中央企业档案工作提高到一个新的水平”的总体要求。这充分体现了中央领导同志对档案工作特别是央企档案工作的重视、关心和支持，对全国档案工作者是新的鼓舞和激励，对央企和全国档案工作都将产生强大的指导和推动作用。我们一定要认真学习领会和贯彻落实令计划同志的重要批示精神，统一央企各级领导和全体员工的思想，让大家都重视档案，都支持档案工作；理顺各个央企内部的档案管理体制，理顺国家档案局和有关央企主管部门对央企档案工作的监督指导体制，让档案管理体制更加适应企业发展和档案工作开展的需要；强化企业档案工作各个环节的管理，让档案工作更有力地为企业改革和发展服务；进一步充实和加强企业档案工作的领导力量和工作力量，让企业档案部门更能全面履行其职能，在企业各方面工作中发挥更大的作用。各单位回去后，要向企业主要领导汇报这一重要批示精神，并对照本单位实际情况，有针对性地采取加强和改进措施，切实把央企档案工作提高到一个新水平！

国资委对央企档案工作十分重视，多次和我们研究央企档案工作，李伟副主任曾专门听过我们一次汇报，并确定要共同调研、共同修改有关文件，共同召开这次会议。今天，黄淑和副主任又亲自出席会议并讲话，总结了央企做好档案工作的经验，进一步强调了档案工作对央企发展的重大意义，提出了国资委指导央企档案工作的基本思路，对央企档案工作提出了新的要求。国资委的重视和支持，为央企档案工作的科学健康发展打下了良好的基础。

会上，中国电信等5个单位分别介绍了档案工作的经验和做法，给我们很多启发。我相信，这次会议的召开，对央企档案工作的深入发展，必将起到重要的推动作用。

下面，我讲两个问题：

一、近年来中央企业档案工作的基本情况

央企是国有经济的骨干和中坚，对我国国民经济和科学发展全局起着重要的支撑和引领作用。央企的档案和档案工作在央企发展中和全国档案事业体系中占有重要的地位，仅据对87家央企的不完全统计，就共有专兼职档案人员65520人，档案室9963个，档案馆201个，档案库房总面积达207万余平方米。保管的纸质档案1亿多卷，排架长度438万延长米，照片1235万张，光盘82万张，还有大量的录音、录像和实物档案资料。央企档案不仅记录了我国社会主义工业的建设史、成长史、改革史、发展史，见证了我国经济社会发展的重要过程和重大历史事件，是我们国家宝贵的历史文化财富，而且记录了企业各个方面、各个环节的真实情况，是企业扩大生产和销售、加强经营和管理、维护权利和利益、保持发展和稳定的可靠凭证与有力依据，是央企资产和生产要素的重要组成部分。

为做好央企档案工作，从1999年央企组建起，我局就建立了对央企的档案业务指导关系和发文渠道，监督指导央企建立健全档案工作；组建了央企档案工作协作组，开展业务学习和交流活动；组织央企档案人员参加我局召开的工作会议和有关业务培训。1999年我局组织召开了第一次中央企业档案工作研讨会，对央企档案工作提出了明确的要求，2002年我局和国家经贸委、国家计委等有关主管部门联合召开了中央企业档案工作座谈会，总结和宣传了央企档案工作的好做法、好经验。在《企业档案管理规定》《国有企业文件材料归档管理办法》《重大建设项目档案验收办法》《关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见》等文件出台后，我局专门在央企中开展了宣传贯彻，提出具体的工作要求。在近年来的《档案法》执法检查和全国档案工作优秀集体和优秀档案工作者评选表彰活动中，我局专门将央企作为检查和表彰的重点，采取多种措施促进央企档案工作水平的不断提高。

央企的领导对档案工作高度重视和支持。2008年，中航工业集团党组书记、总经理林左鸣为航空工业档案工作题词“鉴古知今，继往开来”。三峡总公司李永安总经理对公司档案工作提出“建一流工程、创一流档案”的目标。航天科工许达哲总经理2007年对档案工作批示“保存好档案、利用好档案、搞好档案编研，为集团公司发展做出贡献”。中国石化党组书记、总经理苏树林2008年在有关合同档案管理的报告上批示：“一定要把合同档案管理工作认真、严肃地抓好，总部要规范，绝不能‘灯下黑’。经济合同归档率要达到100%，作为目标去安排工作。”宝钢股份公司副总陈守群在“宝钢技术图纸专项整治行动”中亲自担任领导小组组长，坚持每季度主持召开图纸整治专题推进会，协调解决过程中发生的问题，提前半年完成图纸整治工作。中钢集团黄天文总裁每到一个部门、单位，都要询问档案工作情况，亲自查看档案库房，查看业务员办公区域日常文件的管理情况。中国石油领导在总部机关新办公大楼，专门开辟展览厅和陈列厅，展示公司的发展历程和光辉业绩，由办公厅档案处负责规划和布展。中国一汽领导专门为档案部门编研和史料出版投入达到200多万元。汶川地震使东方电气公司档案大楼损坏严重，汽轮机有限公司副总经理、总工程师王为民亲临现场领导指挥抢险工作，数次涉险进入大楼内部勘察险情、了解情况，为制定抢救方案赢得先机。企业领导的重视和支持成为企业档案工作健康发展的关键。

在各方面的重视支持下，在央企档案部门的积极努力下，央企档案工作取得了显著的成绩

（一）档案工作体制机制逐步完善，档案工作制度建设不断加强。

央企有的是从原来国家部委转化而来的，有的是在原有的大型国有企业的基础上重新组建而成的，有的是由事业单位转制形成的，有的又是新成立的，档案工作的起点不一，档案管理方式和水平各不相同。从总体上看，央企把档案工作纳入企业整体管理工作中，依照国家有关要求在集团总部设立档案机构和人员，负责对集团总部档案资料的收集、管理和利用服务，并指导所属企业开展档案工作。中国石油、国家核电、东方电气、攀钢集团、中煤能源等设立了专门的档案管理机构。招商局集团、煤炭地质总局、中国铁建、中国一汽、东风汽车、武钢集团、三峡总公司、中核集团、航天科技、船舶重工、兵器工业、兵器装备、航空工业等在集团公司设立了档案馆。中国商飞高度重视档案工作，组建后专门成立档案中心，编制达73人。央企根据国家档案工作法规和标准，建立起相对完善的档案工作制度体系。华能集团、中国铝业等通过制订档案管理办法，文件材料归档范围及归档标准，案卷质量标准，档案保管、借阅、统计、保密、鉴定销毁等制度，形成了一套较为完整的档案管理制度体系。航天科技各级各类档案管理规章制度达1657项，档案工作业务标准达1180项。中核集团编制的《核电文件档案管理要求》和《核电电子文件元数据》两项标准作为国家行业标准发布，填补了标准方面的一项空白。

央企所属单位数量众多，央企集团档案部门通过制订档案工作中长期规划和年度计划、召开档案工作会议、开展档案业务指导和检查、组织档案人员培训等多种方式加强对所属企业档案工作的监督和指导。中国石油、中钢集团等通过对所属企业组建档案工作协作组进行业务学习和交流。中国电科、华侨城集团等开展了对所属企业档案工作的年度检查。中化集团将档案工作纳入各级领导及相关人员年度绩效考评。中国铁建开展了档案工作目标管理认定工作。兵器工业开展了全系统的档案工作评比和表彰活动。一些央企在档案管理体制、管理方法和管理措施上进行了创新。中海油通过签订委托协议的方式，为以勘探开发为主业的上市公司提供从档案整理、保管到开发利用的有偿专业服务，在总公司与上市公司之间建立起一种新型的企业档案工作管理模式。中国海运在运营集中的上海、广州、大连设立三个档案中心，实行档案专业化管理。中广核集团引入国际文件管理理念，创建出多项目、多基地的核电工程项目建设与生产运营全过程文档“程序化管理”模式。机械工业档案馆将质量管理体系引入档案管理工作中，取得了质量管理体系认证。

一些央企还加强了对驻外机构和境外企业档案的管理。兵器工业、中钢集团、攀钢集团等专门印发了加强驻外机构和境外企业档案工作的意见和规定。五矿集团、中国石油、中国石化等档案部门与相关部门组成调研小组，赴境外企业和机构开展档案管理调研和检查。中国石油海外勘探开发公司制定境外机构文件材料归档工作安排进度表。航空集团国航股份公司将30多个境外营业部的会计档案运回境内公司本部统一管理，并建立起境外会计档案定期运回境内的制度。

 （二）档案资料收集整理工作逐步规范，档案归档质量明显提高。

企业文件材料的收集和整理是一项基础性的工作，直接决定着档案工作的质量和水平。有位企业档案人员跟我讲：“档案部门不怕归档文件量大，就怕文件收集不全；不怕领导查档有多急，就怕领导要查的文件没归档。往往是你辛苦归档了1000份文件，领导要查的就是那没有归进来的第1001份文件。”确实，与机关、事业单位相比，企业文件材料的收集范围更广、种类更多，需要企业档案工作人员投入更大的精力跟踪和分析企业的文件材料的形成过程和积累环节，研究确定文件材料的收集归档方式和范围。

为做好企业文件材料收集工作，央企档案部门认真研究和制定企业归档范围和保管期限表，建立健全企业文件材料收集工作体系，取得了良好的效果。中国石油不断强化“收集是档案工作的第一要务”的原则，施行归档审批与备案制，使应归档的文件材料处于受控状态，确保了应归档的文件材料及相应的电子文件的全部归档。鞍钢集团通过细化归档范围并每年调整新增归档内容，将新形成的文件材料及时收集归档。航天科技档案馆在神舟飞船系统发射过程中全程跟踪拍摄，积累了大量的珍贵声像资料。中国建研院加强科研课题档案、工程项目档案的归档和整理，建立起较完整的科研档案体系。中国电科第54研究所提出“抓档案就是抓产品”的思想理念，对科研档案实行全过程集中统一管理。中外运长航集团将公司在境内外注册的知名品牌档案资料集中统一管理。招商局档案馆收购了“招商局内河轮船公司股票”等一批珍贵的招商局历史文献，同时还将部分招商局老员工和社会人士保存的招商局历史档案征集接收进馆。在档案整理方面，中央企业档案部门积极探索“简化整理、深化检索”的措施和方法，档案整理逐步规范、案卷质量逐步提高。

（三）档案安全保管条件得到进一步改善，档案处置工作稳步推进。

央企高度重视档案的安全保管，大力改善档案保管条件，档案基础设施建设取得了新的进展。通用技术在集团公司办公楼设立了400平方米的档案库房，同时针对进驻大厦的所属单位档案存储难的问题，另外租用了2000多平方米的库房存放档案。兵器装备投入巨资开展了集团公司档案馆和总部档案室基础设施建设。华润集团、中国电科等企业正在积极酝酿建立集团档案馆。航空集团投资近3000万元，建设了一个6000多平方米的现代化档案库房。东风汽车将各单位领导确定为档案安全第一责任人，提高档案安全保管意识。中粮集团在2008年3月发现档案存放面临安全隐患，及时将8000余卷档案分三批转移到新的档案库房，保证了档案的安全。

近年，央企实施重组、改制和破产的力度逐渐加大，在此过程中，央企档案部门积极配合开展档案的处置工作，确保了企业档案的安全。中国联通重组期间，公司及时下发《关于公司合并期间做好档案工作有关问题的通知》等，妥善处置原公司档案，做好档案的移交与保管，防止档案丢失和损毁。国机集团在对重组改制企业档案工作检查之后，对档案工作不到位的单位下发《整改通知书》并进行复查。中航工业明确要求，破产企业的档案向航空工业档案馆移交，目前档案馆已接收13家破产企业各类档案。中国一汽档案馆接收了11家改制破产企业1万多卷档案进馆。兵器工业将破产企业档案处置工作纳入破产工作程序之中，列出破产企业档案处置工作专项经费，兵器工业档案馆在62家实施政策性破产的企业中及时跟踪了解档案管理情况，协调落实档案托管工作，制定档案处置方案，认真做好档案接收进馆工作，保证了档案的完整与安全。

（四）档案信息化建设和电子文件管理起点高发展快，与企业信息化建设保持同步。

央企信息化建设近年来发展较快，产生了大量的电子文件和数据，央企在电子文件管理方面大胆探索，取得了很大的进步。中咨公司开发了项目管理数据库系统，将项目档案资料数字化，为工程项目评估提供服务。中国移动在“无纸化办公的”高起点上建设了电子档案管理系统，对电子文件的归档和管理进行了有效的管控。中远集团在2004年完成所有档案的全文数据加工，2005年又实现电子文档数据的实时入库。中远集团散货运输公司对原有的档案管理体制进行重新定位和转型，成立了“数据档案管理中心”，从传统档案管理向知识管理转变。中国电信2004年在集团总部建成档案信息化管理系统，完全实现文档一体化管理，2006年又开始在省级和地市级分公司实行电子文档一体化管理，并与总部联网，有效地促进了企业管理水平的提高。中国石化建立了《电子文件在线归档管理办法》等21项技术规范。航空工业公司选定16家单位进行数字档案馆建设试点，编写了30多项数字档案馆规范标准，实现电子文件的及时归档，在试点成功的基础上又在全行业推行数字档案馆建设。宝钢集团实现了以电子文件形式接收、还原、归档、整理、利用、统计的工程资料和档案的一体化管理，共接收国内外上百个设计单位提交的电子文件，存放820万条数据，360万个扫描文件，82万个电子文件，全天候为486个用户提供在线服务。

（五）建设项目档案工作得到加强，项目档案管理水平逐步提高。

在国家重大建设项目中，大批是由央企组织实施的。2006年，我局与国家发改委联合发布《重大建设项目档案验收办法》后，央企档案部门与项目管理部门积极配合，开展对项目档案工作的监督、指导、培训和项目档案的验收工作，项目档案管理水平逐年提高。国家电网、华电等将建设项目档案工作与工程建设同步推进，开展建设项目档案工作巡回检查，使档案工作始终贯穿于项目建设和管理的全过程。华能公司将项目文件的归档范围、数量、质量等要求纳入合同条款。国电公司在大连庄河发电建设项目中，将项目归档工作列为工程建设八个目标的第二位，进行档案管理精品示范工程建设，取得良好效果。神华集团、东方航空等将工程档案与工程款支付挂钩，凡档案资料不齐全，档案管理员没有签字的一律不支付工程尾款。南方电网公司在工程项目管理中，档案人员有“一票否决”权，确保了工程档案收集的齐全完整。三峡总公司与有关单位建立协作关系，制定工程档案管理规范和标准体系，创造出世界性特大型工程档案管理的成功经验。中建一局在奥运工程承建中，项目档案管理成绩突出，获得了2008年北京奥运会、残奥会档案工作先进集体和先进个人表彰。

2007年，原国防科工委与我局联合印发了《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》后，中央军工企业建立起项目档案工作管理体系、机制和档案评审员队伍，编制了固定资产项目档案管理手册，加强了人员培训，使项目档案管理和验收工作逐步规范化、制度化，保障了国防军工重点建设项目档案资料的齐全完整。

（六）档案利用价值得到体现，档案为企业创造效益明显。

央企多年来积累的丰富档案资料，已经成为国家、社会的重要历史财富和企业生产要素与资产的重要组成。档案资料在维护国家利益、实现企业效益、保障职工权益等方面发挥了特殊的重要作用。例如：在实现国有资产保值增值方面，信达、东方、长城三家资产管理公司1999—2008年间，利用档案累计为国家收回原国有银行贷出的资金3600多亿元；黄金集团利用档案，向有关转制企业收回国家以前向黄金行业投入的“四项基金”近20亿元，并还将继续收回10多亿元；中石油利用以前的地质勘探档案进行研究和二次勘探，发现了冀东南堡油田、长庆西峰油田等大型油气田，并实现了许多油气田的增储上产，为国家做出很大贡献。在避免社会损失方面，在2008年初的南方冰雪灾害中，国家电网、南方电网等公司档案部门，日夜加班，为电路抢修提供大量档案图纸，为恢复供电赢得了时间，避免了社会生产和人民生活受到更大影响；在2008年汶川特大地震后，核821厂档案部门紧急为核设施应急处理等工作提供档案1000多卷，复印图纸1万多张，避免了核泄漏灾祸的发生。在实现企业效益方面，2006年国务院有关政策出台后，东方航空公司利用近20年来的购机档案，获得国家购机补贴6.99亿元；招商局集团所属的华商财务公司，在与某公司的诉讼案中，以档案为凭最终胜诉，收回5.2亿元债资；中航工业洪都公司以土地档案为凭，争回15万多平方米土地所有权，获得经济效益1.85亿元；在企业上市、应诉反倾销案件等过程中，许多企业的档案部门提供了成千上万卷档案，保证企业成功上市或赢得反倾销的胜利，为企业实现巨大经济效益。在化解群体性社会事件方面，中国建材集团所属韶峰水泥公司，2007年4月建厂初期的移民100多人来闹事，要求补发他们当初的迁移补偿费等，公司档案馆及时拿出1958年公司前身湘乡水泥厂与当地政府签署的移民补偿协议和付款凭证及村民签名，一场群体性事件顺利化解。在证明企业领导人的清白、保护企业领导人方面，一汽专用车厂与当地镇政府有经济往来，在当地个别领导因犯罪嫌疑被立案侦查后，厂领导也跟着被专案组调查，厂档案室向办案者提供了近15年中厂里的文书、会计档案，证明厂领导清白无问题。这次会上，我们专门把央企向我们报送的档案利用事例进行了汇总，印发给大家供相互交流，希望能够通过这些事例使大家对档案在央企中发挥作用的重大性有更深刻的认识。

在看到央企档案工作取得显著成绩的同时，我们还必须清醒地看到，央企的档案工作整体水平发展还很不平衡，例如：有的企业档案工作开展得有声有色，每年都有新成果，年年都有新亮点，而有的企业的档案工作还处在看家守摊的被动状态；有的企业档案管理的现代化水平已能与国际知名企业相媲美，而有的企业档案管理还停在传统的手工管理阶段；有的企业已依法建立起全员档案意识，而有的企业还把档案管理看作是可有可无。还有，央企档案工作的基础还依然薄弱，影响和制约央企档案工作发展的矛盾和问题还很突出，例如：有部分企业在改革和重组过程中，档案管理职能被弱化，个别企业的档案工作机构被设置到三级、四级机构中，对企业信息的集中管理和统筹运用的能力以及对所属企业档案工作的监督和指导力度都明显减弱；有的企业档案部门对电子文件的归档和管理失职和缺位，在企业信息化建设中已被逐步边缘化；有的企业档案工作还仅限于对集团总部文书档案的管理，对全系统的档案工作以及对文书档案以外的科技、产品、基建、合同、人事、财务等专门档案缺乏有效监管；有的企业档案人员专业化程度不够高并且流动频繁；有的企业在所属企业改制和破产过程中，档案的鉴定与处置工作没有纳入到相关程序，档案处置工作很不规范，造成档案流散或面临流失的危险。这些问题的存在，严重地制约着央企的正常发展和可持续发展，影响着企业的改革和稳定。这种状况，既不能适应当前企业管理现代化和企业竞争国际化的新形势，也不能适应我们国家做大做强中央企业、创建一批知名国际企业的新要求。我们要认真研究和着力解决央企档案工作中面临的这些困难和问题，找准解决这些问题的突破口，齐心协力推动央企档案工作的健康发展。

二、关于下一步中央企业的档案工作

目前，央企正在开展深入学习实践科学发展观活动。央企的档案工作不仅在当前，而且在今后，都要以科学发展观为指导。下面，我想就贯彻落实科学发展观，做好央企档案工作讲几点意见。

（一）深入学习实践科学发展观，理清央企档案工作发展思路。

第一，要解放思想，转变观念，重新认识央企档案和档案工作。一要树立档案是企业的知识资产和信息资源的观念。档案不仅是企业资产的凭证和企业活动的记录，也是企业形象的载体，还是企业经营智慧和发展思想的结晶。这些档案作为生产要素是企业长远发展的基础资源和无形资产。随着信息时代的到来，档案信息资源在企业发展中的作用将越来越大。二要树立档案工作是企业基础性管理工作的观念。档案是企业各项工作和员工各种活动的直接记录，通过档案可以对企业领导和员工、对企业的各个工作流程进行有效的监督和追溯。企业档案工作也是企业的窗口，是检验企业整体管理水平的测试点。档案工作是企业加强内部管理和控制的重要基础，是企业厂务公开和民主管理的重要基础，也是央企以及企业领导人接受国家和社会审计、监督、检查的重要基础。央企的档案工作现在已不是仅限于加强对档案自身的管理，而是立足于通过加强档案管理来提升企业的整体管理水平。三是在档案工作中要树立以人为本的观念。要扭转传统的看重事务类档案而忽视涉及人的档案，看重重要人物档案而忽视普通人物档案的观念，树立“人的档案最重要”的观念，把涉及人的档案收集归档齐全，并适当延长其保管期限。目前，档案部门接待利用最多，解决问题最多的也是像查找工龄、查找职级待遇、查找工种证明等这些涉及人的档案。四要在档案利用上树立“服务创造价值”的观念。企业档案是企业的信息资源宝库，档案部门一定要用各种方法，充分开发档案信息资源，千方百计、积极主动地为企业各项工作服务，为企业创造价值和效益，这样，企业领导才会重视档案工作。企业档案如果不被利用，常年沉睡在库房里，就会成为企业的负担和包袱，企业领导就不会重视档案工作。

第二，要在档案工作实践中勇于创新，不断适应央企快速发展的步伐。令计划同志去年底在全国档案工作座谈会上的重要讲话中特别强调了档案创新的问题，要求全国档案系统切实增强全局思维、战略思维、前瞻思维的能力，坚决克服安于现状、墨守成规、消极依赖的思想。他要求我们增强主动服务意识，变关起门来搞档案为打开门来搞服务，努力使档案工作从“三线”走向“一线”，使档案部门由“冷部门”变为“热部门”，加强对档案资源的深度研究，为需求者提供更多的“增值服务”；适应信息时代存储数字化、管理自动化、利用网络化的发展趋势，革新档案工作管理理念和工作手段。央企管理体制的多样性和行业领域的差异性，决定了央企档案工作决不只有一种模式。每个央企都必须在认识和掌握档案工作基本规律的基础上，结合本企业的实际，探索出适合企业自身发展的档案工作理念和模式。央企目前本身也处在快速发展和调整之中，档案工作也要与时俱进，不断创新，不能因为一些条条框框而自己束缚自己。央企要充分调动和保护各级档案部门和广大档案工作者勇于创新的意识和热情，要尊重档案工作的创新成果，对好的做法和技术手段，适合企业的就要大力推广。

（二）深入研究央企档案工作规律，提高档案科学管理水平。

第一，要把握央企的特点，抓住档案工作的重点。央企的特点，总的来讲，一是规模庞大，控股、参股的企业以及所属的机构数量大、人员多；二是管理层级较多，集团总部和二级机构都是管理性机构，与基层的实体企业之间有多个层级；三是地域分布广泛，企业范围遍及国内各地，很多央企还在海外有分支机构；四是承担的重大建设项目、科研项目多，投资大，建设周期长；五是工作面广，不仅有生产、经营的主业，还有众多的辅助企业和社会性机构。这些特点使得央企档案工作的关键和重点要放在以下几个方面：一是要建立起适合企业发展的档案管理体系。根据档案分级管理的原则，建立起企业不同层级间纵向管理和内部横向管理的档案工作网络，保证企业业务拓展到哪里，档案工作就延伸到哪里。二是要强化集团总部机关档案机构的管理职能。档案部门不同于一般的信息管理部门，央企在集团总部应建立独立的档案机构，主要任务是对全企业档案工作实行统筹规划、组织协调和监督指导，而不能仅局限于对总部机关本级档案的收集保管。央企的档案机构不宜设在三级以下单位，那样不利于档案部门的职能发挥。根据以往的经验，档案部门一般应由总裁办或总工办等总公司的综合部门管理为好。三是要把档案工作的制度、规范和标准体系建设作为档案管理的重要内容。通过制度建设和监督实施达到档案管理的规范化要求。四是要把项目档案管理作为档案工作的重要任务。项目建设一般参建单位众多，项目完成后建设队伍也随之解散，档案资料如果不及时收集归档，后期补救就会非常困难。特别是先有项目后有企业的工程，项目档案是今后企业运营和生产的重要基础，更须高度重视。五是要管好境外企业的档案。境外企业的档案是全企业档案的重要组成部分，但往往境外企业由于人员和条件所限，档案管理不够规范，特别是向总部移交档案也落实得不好，这个问题十分重要。因为境外突发事件和不确定因素很多，一旦出了问题就会给国家和企业造成不可挽回的损失。所以集团公司必须要按照有关规定加强对境外企业档案的监管，并要求境外企业的重要档案原件或备份及时送回国内保管。

第二，要认真分析总结央企档案的价值和规律，科学合理地制定企业文件材料归档范围和保管期限。文件材料的收集归档是档案工作一切的基础，没有这个基础其他档案工作都无从谈起。2006年，我局发布8号令，对机关文件材料归档范围和文书档案保管期限作出了规定，其中对于履行机关主要职能的文件和涉及到人的文件适当地延长了保管期限。目前大部分的中央国家机关都依据8号令编制了本机关的归档范围和保管期限表，并报送国家档案局进行审批。企业档案的门类更为复杂，除了文书档案、科技档案外，还有知识产权档案、合同档案、产品档案、会计档案等，这些档案的作用和价值更多地体现在企业的经济效益上。央企档案部门在确定企业文件材料归档范围和保管期限时，一定要科学地总结档案利用规律，分析企业档案利用趋势，不断地加以调整和修改。对那些一般性的设备档案，可以随设备的使用寿命而确定保管期限，设备报废了，其档案资料就可以鉴定销毁。但是对那些涉及国家安全、国家利益、国计民生，涉及企业知识产权和长期性固定资产、企业典型性或标志性技术与设备、企业长远利益，涉及企业历史以及企业员工和其他人的档案，必须依照国家的有关规定，尽量从长、从宽地确定保管期限，这是央企的一项重要的社会责任。我局将与国资委共同采取对央企的归档范围和保管期限表进行备案审批以及对重要档案进行监控等措施，来加强对央企重要档案的监管。

第三，要充分把握和利用央企档案工作的优势。与其他企业相比，央企档案工作的开展有自身的特殊优势。一是不少企业历史比较悠久，企业档案意识普遍较强，有良好的档案工作传统，档案基础业务扎实。二是有丰富的档案资源，在为企业解决现实问题、促进企业发展中发挥着重要的作用，档案工作得到企业各级领导的重视和支持。三是开展档案工作可利用的资源较多，基层企业较多，可以有选择地做创新试点和示范，可以开展档案协作交流和研讨。四是档案人员队伍规模大、素质高，责任感、使命感强。央企在推进档案工作发展中，要充分利用自身的优势，充分发挥档案工作的优良传统和作风，积极主动地开发利用档案信息资源，主动服务企业发展，将档案资源转变为企业的竞争优势，转变为企业的现实生产力和现实财富。档案部门在业务指导中，要多利用档案人才，建立专家库，要多宣传典型，以点带面、相互协作，共同提高。

（三）加快提高央企档案信息化和电子文件管理水平。

第一，要把握趋势、积极推进。信息化已经成为当今社会的时代特点和发展方向，以前，在企业电子文件数量很少的时代，我们档案部门还可以只管纸质文件，不管电子文件，但现在如果不管电子文件，大量的企业记录就会丧失，企业就会有很大的损失。所以档案信息化建设和电子文件管理，不是档案部门愿不愿意做的工作，而是企业必须要做的工作。无论是企业领导，还是企业档案部门，都应该积极推进，不断改进。

第二，档案信息化工作重在管理。档案信息化建设离不开现代信息技术的支撑，但信息技术只是档案信息化建设的一种手段，重要的还是在企业内部的档案管理，可谓三分在技术、七分在管理。我们看到的许多企业电子文件管理得比较好，档案信息化建设水平比较高，主要不是由于它采用了多么先进的技术，而在于通过有效的方式，对电子文件从产生形成到归档保存，再到检索利用的全过程进行了监管，满足了企业对文件的收集存储和利用需求。所以我们央企档案人员，不要被各种各样的技术名词和术语吓倒，只要扎扎实实地分析企业在管理运营过程中会形成哪些文件、哪些文件有价值该收集归档、怎样收集归档最有实效，电子文件存在哪里、怎么存、怎样保管和保护更安全，只要解决了这些问题就行，至于技术、设备，能适应这些需要就可以。

第三，档案信息化建设必须持之以恒。档案信息化建设是一项持久性工作，只有开始，没有结束。面对企业不断更新的信息系统和不断形成的电子文件，档案部门始终面临着新形成的电子文件收集管理以及原有电子文件的保存和迁移问题。一些企业在信息化建设中，初始进行了一大笔投入，档案管理系统建立起来了，用上了，他们就以为不用再更新和完善了。有的企业将档案信息化建设寄希望于毕其功于一役，希望一步到位，这些都是不太切合实际的。央企档案部门一定要树立持之以恒的思想，在具体工作中，要从易到难、分项目逐步实施，不断地总结经验和教训，一步步地提高档案信息化工作水平。

第四，企业档案信息化必须纳入企业信息化的整体中。现在，有的企业的电子文件管理由信息中心负责，档案部门没有参与，以致企业电子文件没有采取保真、保密、保长久等措施，面临失散、失真、流失等危险。有的企业投入了大量资金对档案进行数字化加工，但档案信息系统不能很好地与企业的管理系统相衔接，档案信息化建设的效果大打折扣。我们必须强调：档案是企业的主体信息和重要信息，企业信息化必须包括档案信息化，电子文件的管理必须符合档案管理的规定，有档案部门的参与。档案信息化也必须立足于为企业信息化服务，成为企业信息化的一部分，纳入到企业信息化建设当中去。

国家档案局一直把档案信息化工作和电子文件管理作为当前的一项重点工作来抓，目前我局正在参与中央办公厅组织的《电子文件管理暂行办法》的起草工作，还将组织更多的专家学者来进行电子文件管理法规、政策、管理、技术研究，开展一批电子文件管理试点推广。央企档案信息化工作开展得比较早、水平也比较高，我们也将推荐一批做得好的单位供大家来学习和交流。

（四）进一步完善档案安全保管的措施和应急预案，确保档案安全。

确保档案安全是档案部门的一项重要职责，目前，央企档案的安全隐患比较突出、安全形势不容乐观。一是突发的自然灾害和社会事件较多，给档案带来直接损毁。二是企业兼并重组改制活动较多，企业档案容易散失或形成监管真空。三是一些企业档案人员更换频繁，企业内部档案管理混乱，档案家底不清。四是信息技术的自身弱点给电子文件的信息安全带来较大风险。这些现实的档案安全威胁，为我们敲响了警钟。央企档案部门和全体档案工作者都要以对党和国家、对自己企业高度负责的精神，认真排查档案安全隐患，及早采取措施，做好安全预案，确保档案安全。

第一，要加强企业内部管理。档案安全最大的隐患在疏于管理，我们在央企档案执法检查中发现，有的单位档案没有实行集中统一管理，大量的业务文件材料分散保存在各个部门甚至个人手中，特别是有的单位领导手中保存大量的文件资料，退休和调离岗位时没有及时清退；有的单位对驻外企业和海外机构的档案管理没有明确要求，驻外机构文件资料管理混乱；有的单位档案借阅记录不详细，部分档案在借走后长期不还；有的单位档案员调离后没有办理档案交接手续，档案账目不清；有的单位在办公楼搬迁过程中将大量的未经鉴定的档案资料当废品卖掉，导致一些涉及国家和企业利益的材料流传到社会上。企业内部档案管理的漏洞，给一些不法分子以可乘之机，给央企利益带来损失。所以，当前央企档案部门要开展一次档案家底清查，对保存的档案要认真清点整理、登记造册，建立“明白账”，建立健全档案管理制度、岗位责任制度，把安全责任落实到人，从严管理，堵塞漏洞。凡发生档案安全事故的，一定要严肃追究责任人和相关领导的责任。

第二，要改善档案安全保管条件。历史悠久、规模较大、档案数量多的央企，应当设置企业档案馆，这一方面有利于改善档案的安全保管条件，另一方面有利于优化企业档案资源的配置，同时也有利于提升档案管理的专业化水平。央企在设置档案库房时，一定要充分考虑档案长期保管的灾害预防措施。一是在档案建筑上，一定要采取防震、防火、防水等措施。档案建筑的抗震烈度一定要高于当地的普通公共建筑，档案库房应尽量采用防火阻燃材料，并安装自动报警和相应灭火装置或采取其他防火措施。没有较好防护措施的，档案库房不能设在地下室和建筑物的顶层。有条件的企业还应考虑对珍贵档案建立特藏室。二是在选择档案装具上，要考虑把重要的档案放在封闭便携式档案柜中，便于应急处置。三是在安全上，要运用现代化的监控技防设施，严密防范出情况出问题。央企在档案安全的投入上，一定要有长远眼光，舍得投入。人们常讲，一个百年企业，当年的厂房、设备、人员现在可能都找不到了，能够证明这个企业的形成和发展的，就是躲过各种灾难后留存下来的档案资料。如此说来，我们能不格外地重视档案的安全吗？

第三，要对重要档案进行备份。俗话说，鸡蛋不能只放在一个篮子里。档案备份能够大大提高抗风险能力。央企都是关系到我国国计民生的支柱企业，事关我国的经济命脉，特别是央企中的几大军工企业，更直接关系到我国的国防安全。所以，对于央企中的重要档案，必须采取多套备份的措施。一是要异地备份保存。央企在各地都有分支机构，可以采取措施实行档案异地互为备份。在去年的汶川大地震中，金融系统建立了异地灾备系统，金融安全就得到有效的控制。而有些档案馆的档案没有进行异地备份，结果档案损失严重，教训非常深刻。去年底，我们已经要求全国各省档案馆，互相自愿结对子，都互为对方辟出一个档案库房，存放对方的备份档案。这就是互为异地备份。异地的距离，当然是远一些更好，因为有些自然灾害是有地域性的，靠得太近，就失去了意义。集团总部的重要档案的备份，最好在距离远一些的分支机构藏一套，以防风险。二是要异质备份保存。纸质文件可以通过数字化扫描、缩微等方式备份，重要的电子文件不但要复制多套保存，更要逐步转换成其他载体保存。这样，第一可以在目前我国电子文件尚不具备法律凭证作用的情况下确保以前的电子文件具用法律凭证作用；第二，可以防止电子文件信息因病毒、黑客攻击等原因消失或被篡改；第三可以防止若干年后随着硬件设备的更新换代电子文件无法读取。

第四，要在企业改制重组和破产清算时期加强档案的管理。在企业重组改制和破产时期，企业往往忙于人员安置、资产设备清查、产权转让等方面的事情，档案人员也忙于关注自己的“出路”，档案就自然处于监管的“真空”时期，有的竟被当成企业的包袱而被甩掉。有的企业没有将档案处置列入企业重组改制和破产方案中，有的企业将档案装具连同里面的档案资料一同转卖给他人，有的企业将档案柜随意堆放无人看管，档案的安全无从谈起。我们一定要防止在这一时期档案出问题，一定要在改制时加强对档案的管理，采取一切必要措施，确保档案不散失。

最后，我简要讲一下有关央企档案工作监管问题。国资委成立后，我局与国资委就央企档案管理问题进行了多次的协商和沟通。在深入学习实践科学发展观活动期间，一些央企提出要求我局与国资委共同管理央企的档案工作。我局与国资委也专门进行了研究和协商，从有利于央企档案工作长远发展的角度出发，对央企档案工作管理体制进行了调整，将档案工作纳入到国资委对央企的整体管理范围。从明年开始国资委将对央企的档案工作进行直接的指导。这将进一步加大国家对央企档案工作的监管力度，央企的档案将列入国有资产的监管范围。这将有利于增强企业对档案的资产意识和管理力度，有利于央企档案工作的加强，同时也有利于我局更多对央企档案工作开展业务研究和宏观政策的指导。目前，具体管理方式和分工正在协商之中。刚才，黄淑和副主任在讲话中已经提出了国资委对央企档案工作的指导思路，我们完全赞成。今后，国家档案局将与国资委密切配合，发挥各自优势，共同促进央企档案工作的健康发展。这次会后，希望各央企档案部门主动与国资委相关部门汇报和沟通，争取更多的支持和帮助。

今天与会的有央企档案工作的分管领导，在此我特别希望央企的各级领导对企业的档案、档案工作、档案工作者给予更多的重视、关心和支持。要看到：重视、关心和支持档案、档案工作、档案工作者，就是重视、关心和支持企业，就是在实现企业的利益、维护企业的稳定、保护企业的历史和形象，就是在维护企业的业绩和各级领导的业绩。央企档案工作的开展需要得到央企每个部门、每个人的支持与配合，我们广大的央企档案工作者承担着大量深入细致的工作，非常辛苦。我到过不少央企档案部门，他们的工作很忙、很辛苦，他们的工作成绩很大、很重要，但他们一不在领导眼皮底下，二不在生产线上，而是处于幕后，处于为其他各部门服务的地位，又默默无闻、不善于宣传，因此，档案工作往往得不到应有的重视，档案工作者往往得不到应有的关心和支持。其实，在企业中，档案的作用一点不亚于技术、设备、厂房、资金等其他生产要素，档案工作的地位一点不比其他部门的差，档案工作者的表现一点不比其他人员逊色。我们应该充分认识这“三个一点不”。希望央企的各级领导切实加强对档案工作的领导，实实在在地支持档案部门的工作，改善档案工作条件，关心档案人员的成长和进步，努力推动档案工作不断进步。

同志们，央企档案工作地位重要，责任重大，使命崇高。让我们紧密团结在以胡锦涛同志为总书记的党中央周围，深入贯彻落实科学发展观，按照令计划同志的批示要求，扎实努力，切实把央企档案工作提高到一个新的水平。

后记：从上面的讲话内容中，我们可以深切地感受到档案管理对企业来讲是多么的重要。档案是什么？简单地说，档案就是一个企业发展、运营过程中的记录，是宝贵的经验，重大的成果。鉴故而至今，企业档案不单单是让你了解企业的发展历程，更重要的是借鉴，是运用，是创新，是让企业具有更强劲发展力的源泉。知识管理界有一句“知识就是具有指导意义，可以解决问题的信息”。那这些发挥着重大作用的档案是什么？对，它就是知识。知识就是生产力，此言不虚。