假定你管理着公司的外部或内部网站，当栏目一个一个增加，需要发布的信息越来越多，你发现让网站的信息保持更新真的成为一件棘手的事情。哪怕是修改一个小小的图片，需要你在业务人员、设计师、程序员、以及IT人员之间进行大量的协调。而另一方面，市场或销售部门又正在催促你将更多的资料放到网站上去。来自客户或潜在客户的访问不断增加，你还需要时刻关注服务器是否能支撑。

或许你需要一个工具，他提供直接的接口给业务人员，将所有需要发布的信息在一个集中的地方分门别类地保管起来，如果需要，业务人员可以自行决定这些内容什么时候，以及是否发布到网站上去。信息总是能够在需要的时候更新，或许，这个工具还能对协调业务人员、设计师、程序员等起到辅助作用。

您寻找的正是“内容管理”系统！

什么是内容管理系统？

内容管理系统是一种位于WEB前端（Web 服务器）和后端办公系统或流程（内容创作、编辑）之间的软件系统。内容的创作人员、编辑人员、发布人员使用内容管理系统来提交、修改、审批、发布内容。这里指的“内容”可能包括文件、表格、图片、数据库中的数据甚至视频等一切你想要发布到Internet、Intranet以及Extranet网站的信息。

内容管理还可选地提供内容抓取工具，将第三方信息来源，比如文本文件、HTML网页、Web服务、关系数据库等的内容自动抓取，并经分析处理后放到自身的内容库中。

随着个性化的发展，内容管理还辅助WEB前端将内容以个性化的方式提供给内容的使用者，即提供个性化的门户框架，以基于WEB技术将内容更好地推送到用户的浏览器端。

为什么要内容管理？

Internet真正地影响到企业的商务活动（即所谓的电子商务）还是几年前才开始出现的事情，但是现在内容管理的效率已经直接影响到企业的业务流程。提高企业内容管理的效率和质量至少可以从以下几个方面带来收益：

l    客户已经习惯于从企业的网站上了解最新的产品和服务信息。保证网站上信息的即时更新是企业进行市场工作的必要组成部分。

l    客户逐渐地产生个性化内容的需求，特别是企业面向大量的客户时，客户希望看到的内容是经过定制的，符合其个性化需求的内容。

l    企业越来越依赖于Internet，良好的内容管理流程对于提高生产率起到重要作用。企业再也不要一而再、再而三地在电话服务里向客户解释一个技术问题，而只需要将其放置到网站上即可直接面向所有的客户。

l    市场部门需要即时地在线开展市场活动，以应对企业快速推出的新产品或新版本。对市场的反应迟钝带来的后果是失去市场分额，当然也失去金钱。

l    错误的信息对于客户关系是致命的打击，不可想象客户可以忍受因为错误的操作指导引起经济上的损失。

l    雇佣庞大的WEB维护队伍，对于企业是一笔不必要的开支。

l    企业的内部信息被分散在大大小小不同的应用服务器之中，快速而准确地获取合适的信息，使之自动、及时地反应到企业的网站中将大大降低企业信息维护的成本，提高信息流运转的速度。

内容管理是如何工作的？----将内容与表现分离

内容管理的重要特点之一就是将内容和内容的表现形式有效地分离开来。理解了内容和表现之间的差别，也就理解了内容管理的价值。因此，我们也许需要多花些文字来进行介绍。

从静态网站到动态网站：早期的网站由纯粹的HTML页面组成，每一个页面，都是由设计师将内容与设计进行整合，然后合成一个页面。后来动态网站技术的出现，人们将内容本身保存在关系数据库里，然后当用户浏览时再动态地从数据库中取出内容，使用程序生成HTML传达给用户。

纯粹的静态技术过分强调内容的表现形式，从而使得效率低下，而动态网页技术则因为包含比较高的技术含量，以及受限于技术，从而忽略了内容的表现。

内容管理系统中通过模板技术来解决这个矛盾。内容的存储使用关系数据库，而使用模板来合成最终的页面。模板让设计师的才能发挥到极至，而又不影响效率。

给业务人员以业务的视图：如果让业务人员来管理内容，则他们并不清楚页面的概念，他们只知道“内容”或者说是“文档”的概念。在他们看来，他们手里有的只是一篇一篇的文档，里面有表格，有数据，他们提供这些原始的资料，至于如何在网站上呈现，他们并不明白，也不理会。而内容管理系统则要满足市场人员的需求，将原始的资料进行转换，成为网站，成为进行市场活动的工具。对内容和表现形式的分离，也是对业务和市场的分离。

内容管理系统的关键要求

基于对内容管理系统工作方式的分析，那么内容和表现是否得到很好的分离？内容是否能被很好的管理（包括创建手段、存储、审批）？表现是否支持得充分（模板技术）？内容与表现是否能很好的合成？这些就成为评价一个内容管理系统好坏的重要标准。

1、      给业务人员以逻辑的业务视图。提供友好的基于WEB的操作方式，同时提供简单易于理解的概念，业务人员理解的是内容的分类和内容本身。内容的维护人员是否需要精通HTML？内容的录入界面是否能与通用的客户端工具，比如Office集成？

2、      支持内容的结构设计。因为企业的内容多种多样，每一类的内容其要求不同，比如公司新闻可能需要保存的信息有新闻标题、发生时间、新闻内容等，而产品介绍则需要保存的信息为产品名称、颜色、尺寸、重量、价格等。好的内容管理系统允许针对不同类别的信息设计不同的结构，从而在同一套系统中保存企业的各种内容。

3、      模板技术的简单性与灵活性。简单和灵活是一对矛盾，简单的东西就可能很死板，而要保持高度的灵活，可能非常复杂。模板的制作需要什么样的人才？是否需要专门的培训？模板技术是否能满足特殊的业务需求？模板是否能满足未来的发展需要？

如何选择适合企业的内容管理系统？

选择合适的内容管理系统，对于企业而言，有许多方面的指标需要考虑，包括功能上的、扩展性上的、价格上的等等。

如何做出选择，还要跟企业的内容管理需求结合起来考虑。

你可以在纸上列出一些问题，然后看问题的回答情况再来做决定。

问题一：你更新内容的频繁程度如何？是需要实时更新呢还是周期性地更新？

这是选择内容管理系统最重要的指标，甚至是是否部署内容管理系统的决定因素。试想，如果您的内容很少，而且半年才更新一次，或许你外包给一个制作人员更省钱。而如果您要更新的是高度实时的，如股票信息，那么你也许需要的不是一个内容管理系统，而是组织一个开发队伍来开发一个定制的应用。

问题二：需要更新什么样的内容？

一些新闻站点可能只需要更新简单的新闻和文章，而电子商务站点则可能需要管理产品信息等这样复杂的内容，这些内容甚至需要用于统计和查询。

问题三：内容的访问量怎么样？对安全性要求怎么样？

如果同时在线的人数少于几百人，那么动态地从数据库取内容是可行的，如果更多，则最好选择支持事先生成HTML的系统。事先生成HTML，将数据库与访问分离，还对增加系统安全性有很大的好处。

问题四：有多少内容维护人员在做更新工作，他们的物理分布情况怎样？

一般的企业可能雇佣4至5名就够了，但是一些媒体性质的企业可能需要几十名，甚至上百名。跨国企业的内容维护人员可能位于五大洲，但有些企业或许内容是由外包人员用电子邮件提供的，然后专人来进行发布工作。在某些情况下，维护人员可能需要在家进行维护工作，这也是需要考虑到的。

问题五：内容维护人员是否完全可以满足内容更新的需要？是否需要系统提供人工智能的更新功能？

企业的信息可能散落在企业大大小小不同的应用服务器中，譬如：人事系统、财务系统、办公自动化系统、ERP系统等等，如何将这些系统中的信息内容自动提取到内容管理系统中来进行统一发布，将决定维护的工作量和成本。

问题六：内容发布过程需要多少步骤的审批？

有些高端内容管理系统允许用户自定义审批的流程，可满足任意复杂的审批要求，而有些系统可能根本没有审批这一步。

问题七：内容维护人员所使用的内容创作工具是什么？

有些使用Office工具，有些使用图形处理工具，甚至有些是视频工作人员。

问题八：内容是否需要支持多语种？是否需要支持国际化？

是否需要使用XML？是否需要使用Unicode？

问题九：内容需要支持WAP等无线设备吗？

如果你的站点可能被可视电话、手机、Palm、机顶盒等非PC设备访问的话，你也需要考虑系统是否能支持。

评价内容管理系统的指标

目前，世面上有许多各种层次，满足不同需求的内容管理系统。

下表是国外两款典型的内容管理系统与TurboCMS以及国内一些“发布系统”的对照。

做出决策

当你了解了你自身的需求，同时又对产品有所了解后，你一定能做出既不超出企业的预算，又能满足需求，同时还具有良好的灵活性与可扩展性的决策。还等什么，向你的上司发一份方案吧。